Workflow
Hippo CMS maakt gebruik van OpenSymphony Workflow, een zeer uitgebreid en flexibel open source workflow systeem. Alle documenten in de repository hebben een 'state' omschrijving, welke aangeeft op welk punt in de workflow een document zich bevindt. Aan de hand van de rol van een persoon en de subset van de repository waar deze rechten op heeft, zijn er bepaalde acties wel of niet mogelijk voor een auteur of redacteur.
Bijvoorbeeld, de inhoud van de repository ziet er als volgt uit:
- Artikelen (Gebruiker “De Boer” rol “redacteur”)
- Juridisch (Gebruiker “Kampen” rol “auteur”)
- Cat A
- Cat B
- Juridisch (Gebruiker “Kampen” rol “auteur”)
- ICT (Gebruiker “Dam” rol “auteur”, gebruiker “Zwarts” rol “redacteur”)
- Cat C
- Cat D
- Cat E (Gebruiker “Dam”: geen toegang)
Als mevrouw De Boer inlogt, dan ziet ze alle artikelen en alle mappen. Ze mag
alle artikelen goedkeuren en online zetten.
Wanneer de heer Kampen inlogt, dan ziet hij enkel de map “Juridisch”, en kan
hieronder artikelen plaatsen onder A en B. Deze artikelen moeten goedgekeurd
worden door zijn redacteur, mevrouw De Boer.
Wanneer de heer Dam inlogt, dan ziet hij enkel de map “ICT”, en kan hieronder
artikelen plaatsen in de mappen C en D. Map E is voor hem niet zichtbaar.
Zwarts ziet de map ICT, en daaronder ook map E. Hij is redacteur van heel ICT.
Wanneer de heer Dam een nieuw artikel plaatst (of een bestaand artikel bewerkt),
dan kan hij zodra hij klaar is, het artikel ter goedkeuring aanbieden aan de
redacteur middels een knop in het CMS. Het systeem weet dat de heer Zwarts de
redacteur is en plaatst bij hem een taak in zijn persoonlijke takenlijst op de
homepage van Hippo CMS. Eventueel is het ook mogelijk om hem een e-mail te
sturen.
Zwarts kan nu het artikel goedkeuren of terugsturen aan de auteur middels één
druk op de knop.
Echter, mevrouw De Boer krijgt ook een melding in haar takenlijst en kan de bes
lissing van Zwarts ongedaan maken, of juist besluiten om eerder tot publicatie
over te gaan omdat Zwarts zelf bijvoorbeeld afwezig is. Hierbij kunnen
documenten één voor één goedgekeurd worden, of met meerdere tegelijk.
De rollendefinitie is in Hippo CMS volledig vrij in te richten. Permissies op
mappen kunnen middels de grafische interface aangepast worden door een
beheerder. Tussenkomst van Hippo is hiervoor niet nodig. Ook het beheer van
gebruikers, passwords, etc. is vrij in te delen.
Herpublicatie
Het herpubliceren van documenten, bijvoorbeeld op een andere website of in een afgeschermde omgeving, wordt mogelijk gemaakt doordat meerdere sites allen toegang hebben tot dezelfde Hippo Repository. Op basis van toegekende meta-informatie (onder andere over de toekenning aan één of meerdere taxonomieën en/of websites) kan content automatisch ook opgenomen worden op een andere website. Hiervoor hoeft geen kopie gemaakt te worden van de data. Uiteraard is dit, indien wenselijk, wel mogelijk. Door één document als brondocument te behouden voor distributie naar meerdere kanalen, wordt de integriteit van een document gewaarborgd.